Biasanya, untuk menambah keakraban di antara para pekerja,
kantor akan menjadwalkan perjalanan dari kantor, bisa berupa outbond atau
sekedar perjalanan wisata saja. Apapun bentuknya, tentu akan ada banyak hal
yang harus dipersiapkan sebelum perjalanan ini, misalnya saja menentukan untuk sewa bus pariwisata, penginapan, hingga tempat yang akan dituju.
Semuanya harus dipersiapkan dengan baik demi kelancaran acara ini.
Berikut ini beberapa tips untuk persiapan perjalanan kantor
yang bisa membantu, di antaranya:
Pastikan jumlah
peserta yang ikut
Sebelum mulai memesan akomodasi dan transportasi Anda harus
memastikan dulu jumlah perserta yang ikut. Bila ini merupakan acara wajib, maka
tentu penghitungan ini lebih mudah karena Anda tinggal menghitung jumlah
karyawan yang ada di dalam perusahaan. Namun bisal acara perjalanan ini bukan
bersifat wajib, maka Anda harus mendata karyawan secara manual. Ada dua cara
yang bisa dilakukan: Pertama Anda bisa melakukan email blasting dan kemudian
meminta karyawan untuk membalas kesediaan meraka untuk mengikuti acara melalui
email tersebut. Cara kedua adalah dengan menyebarkan daftar kesediaan untuk
ikut dalam acara. Untuk lebih mudahnya Anda bisa menyerahkannya kepada setiap
kepala seksi/bagian/supervisor untuk menyebarkannya kepada setiap anak buahnya.
Melakukan survei
untuk akomodasi dan transportasi
Sebelum menentukan
penginapan atau jenis transportasi yang hendak digunakan, ada baiknya untuk
melakukan survei terkait harga, kualitas, dan kredibiltasnya. Saat ini dengan
semakin canggihnya teknologi, Anda bisa mencari tahu kualitas dan kredibiltas
melalui internet. Misalnya melalu berbagai review sites, atau dari blog-blog
orang yang sudah pernah menggunakan fasilitas tersebut. Jangan lupa untuk
membandingkan harga yang ditawarkan antara satu vendor dengan vendor lainnya.
Jangan termakan harga
murah
Beberapa vendor ada yang menawarkan harga yang jauh lebih
murah dibandingkan dengan vendor lainnya. Meski menggiurkan, namun Anda jangan
langsung terlena dengan penawaran ini, pastikan dulu fasilitas serta kualitas
yang ditawarkan oleh vendor tersebut. Jangan sampai karena ingin menghemat,
acara kantor malah tidak berjalan dengan sempurna karena kurangnya fasilitas
yang ada di tempat tersebut. Selain itu, jangan segan untuk menawar harga yang
ditawarkan. Pemiliki vendor akan dengan senang hati memberikan diskon, selama
Anda memintanya dengan baik.
Tentukan jenis
transportasi
Biasanya, untuk perjalanan dengan peserta yang banyak akan
lebih mudah untuk menggunakan sewa bus pariwisata. Ada
banyak jenis ukuran yang bisa dipilih, mulai dari yang kecil, atau yang besar, disesuaikan
dengan jumlah peserta yang ikut dari kantor Anda. Bila cukup dengan satu bus
besar, maka akan lebih baik karena lebih menghemat biaya yang dikeluarkan.
Namun, jangan juga mengorbankan kenyamanan peserta karena Anda ingin menghemat
budget.
Cek dan ricek
Setelah semua beres, jangan lupa untuk kembali melakukan
cek, mulai dari jumlah peserta, kepastian akomodasi dan transportasi, serta
lain sebagainya. Ini untuk meminimalisir adanya “kejutan” tidak menyenangkan di
saat-saat terakhir.
Semoga tips menyiapkan perjalanan kantor ini bisa membantu,
terutama bagi Anda yang biasanya mendapatkan tugas menyiapkan acara semacam
ini. (raw)
0 komentar :
Posting Komentar