Tips Menyiapkan Acara Jalan-Jalan Kantor

Biasanya, untuk menambah keakraban di antara para pekerja, kantor akan menjadwalkan perjalanan dari kantor, bisa berupa outbond atau sekedar perjalanan wisata saja. Apapun bentuknya, tentu akan ada banyak hal yang harus dipersiapkan sebelum perjalanan ini, misalnya saja menentukan untuk sewa bus pariwisata, penginapan, hingga tempat yang akan dituju. Semuanya harus dipersiapkan dengan baik demi kelancaran acara ini.

Berikut ini beberapa tips untuk persiapan perjalanan kantor yang bisa membantu, di antaranya:

Pastikan jumlah peserta yang ikut
bus pariwisata
Sebelum mulai memesan akomodasi dan transportasi Anda harus memastikan dulu jumlah perserta yang ikut. Bila ini merupakan acara wajib, maka tentu penghitungan ini lebih mudah karena Anda tinggal menghitung jumlah karyawan yang ada di dalam perusahaan. Namun bisal acara perjalanan ini bukan bersifat wajib, maka Anda harus mendata karyawan secara manual. Ada dua cara yang bisa dilakukan: Pertama Anda bisa melakukan email blasting dan kemudian meminta karyawan untuk membalas kesediaan meraka untuk mengikuti acara melalui email tersebut. Cara kedua adalah dengan menyebarkan daftar kesediaan untuk ikut dalam acara. Untuk lebih mudahnya Anda bisa menyerahkannya kepada setiap kepala seksi/bagian/supervisor untuk menyebarkannya kepada setiap anak buahnya.

Melakukan survei untuk akomodasi dan transportasi
 Sebelum menentukan penginapan atau jenis transportasi yang hendak digunakan, ada baiknya untuk melakukan survei terkait harga, kualitas, dan kredibiltasnya. Saat ini dengan semakin canggihnya teknologi, Anda bisa mencari tahu kualitas dan kredibiltas melalui internet. Misalnya melalu berbagai review sites, atau dari blog-blog orang yang sudah pernah menggunakan fasilitas tersebut. Jangan lupa untuk membandingkan harga yang ditawarkan antara satu vendor dengan vendor lainnya.

Jangan termakan harga murah
Beberapa vendor ada yang menawarkan harga yang jauh lebih murah dibandingkan dengan vendor lainnya. Meski menggiurkan, namun Anda jangan langsung terlena dengan penawaran ini, pastikan dulu fasilitas serta kualitas yang ditawarkan oleh vendor tersebut. Jangan sampai karena ingin menghemat, acara kantor malah tidak berjalan dengan sempurna karena kurangnya fasilitas yang ada di tempat tersebut. Selain itu, jangan segan untuk menawar harga yang ditawarkan. Pemiliki vendor akan dengan senang hati memberikan diskon, selama Anda memintanya dengan baik.

Tentukan jenis transportasi
Biasanya, untuk perjalanan dengan peserta yang banyak akan lebih mudah untuk menggunakan sewa bus pariwisata. Ada banyak jenis ukuran yang bisa dipilih, mulai dari yang kecil, atau yang besar, disesuaikan dengan jumlah peserta yang ikut dari kantor Anda. Bila cukup dengan satu bus besar, maka akan lebih baik karena lebih menghemat biaya yang dikeluarkan. Namun, jangan juga mengorbankan kenyamanan peserta karena Anda ingin menghemat budget.

Cek dan ricek
Setelah semua beres, jangan lupa untuk kembali melakukan cek, mulai dari jumlah peserta, kepastian akomodasi dan transportasi, serta lain sebagainya. Ini untuk meminimalisir adanya “kejutan” tidak menyenangkan di saat-saat terakhir.


Semoga tips menyiapkan perjalanan kantor ini bisa membantu, terutama bagi Anda yang biasanya mendapatkan tugas menyiapkan acara semacam ini. (raw)

0 komentar :

Poskan Komentar

 

Artikel Informasi Baru Copyright © 2011-2012 | Powered by Blogger